Cosa significa Smart Office? Smart Office: l’ufficio digitalizzato — Guida

Mentre la smart home si riferisce alla digitalizzazione della casa, lo smart office si riferisce alle applicazioni intelligenti in ufficio. Dopo tutto, anche la vita lavorativa quotidiana diventa più comoda con i componenti intelligenti e le aziende possono trarre vantaggio dalle soluzioni software e dalla tecnologia in rete. Ad esempio, i processi e le postazioni di lavoro possono essere ottimizzati in questo modo. Vi spieghiamo esattamente come può essere.

Spieghiamo cosa si intende per ufficio intelligente ( Blue Planet Studio / Adobe Stock )

• Smart Office: le cose più importanti in breve
• Strumenti di registrazione del tempo: niente straordinari nell’ufficio smart
• Scrivanie regolabili in altezza che si concentrano sul benessere dei dipendenti
• Monitor da 27 pollici — tutto in vista nello smart office
• Ufficio intelligente con una buona webcam — interagire bene indipendentemente dalla posizione
• Le prese WLAN garantiscono comodità e sicurezza nello Smart Office

• Quali sono le altre applicazioni di Smart Office?
• Smart Office — Quali sono i vantaggi?
• Smart Office — Quali sono gli svantaggi?
• Che cosa significa Smart Office?
• Cosa c’entrano gli edifici intelligenti con lo Smart Office?
• Dove può essere implementato il concetto di Smart Office?

Smart Office: le cose più importanti in breve

Al giorno d’oggi, il concetto di «casa intelligente» non è certo estraneo a nessuno. Il termine «ufficio intelligente», invece, è più giovane in confronto. Vi spieghiamo cosa significa.

• Smart Office: la progettazione intelligente dell’ufficio, ad esempio attraverso app per il controllo degli accessi o la gestione del tempo. Il comfort e i processi lavorativi devono essere ottimizzati attraverso la digitalizzazione, ad esempio con scrivanie regolabili in altezza o software come gli strumenti di pianificazione del personale. Sia negli edifici adibiti a ufficio che a casa, nell’home office. L’attenzione è rivolta al benessere dei dipendenti.
• Smart Work : termine alternativo a Smart Office, si riferisce piuttosto alla tendenza a lavorare da remoto, che grazie alla tecnologia non deve necessariamente svolgersi in ufficio. Spinta in particolare dalla pandemia di coronavirus, l’opzione di lavorare da casa viene offerta sempre più spesso. Invece di lavorare solo da casa, molte aziende stanno dando priorità al futuro concetto di lavoro agile e ibrido, in base al quale i dipendenti decidono autonomamente se vogliono lavorare di più in ufficio o se preferiscono lavorare da casa.
• New Work & Office 4 . 0: può essere inteso come sinonimo di Smart Office e si riferisce alla rete digitale nella vita quotidiana in ufficio. Dovrebbe diventare moderno, digitale e sempre più flessibile per i dipendenti, oltre che più indipendente dalla sede.

Strumenti di registrazione del tempo: niente straordinari nell’ufficio smart

L’orario di lavoro su base fiduciaria può far sì che molti dipendenti facciano straordinari o che alcuni non facciano l’orario concordato. In confronto, però, la registrazione delle ore con i cartellini tradizionali è considerata piuttosto obsoleta.

Grazie a pratici strumenti di registrazione del tempo, come Papershift, le aziende possono offrire ai propri dipendenti un modo semplice per tenere traccia delle ore di lavoro. Grazie alla digitalizzazione, nello smart office è possibile svolgere diverse attività con una sola applicazione digitale.

A seconda della piattaforma, queste soluzioni software possono essere utilizzate anche per creare programmi di lavoro e ferie allo stesso tempo. I datori di lavoro possono anche farsi un’idea del tempo necessario per i singoli progetti e misurare meglio i fattori di costo-beneficio. Questa è anche una pratica funzione aggiuntiva per i lavoratori autonomi.

Gli strumenti di rilevazione delle ore possono essere utilizzati anche per automatizzare la fatturazione. Molti strumenti di registrazione delle ore sono compatibili con le app e quindi particolarmente facili e flessibili da utilizzare.

Turni di lavoro e registrazione delle ore online Papershift

Creare turni e registrare le ore di lavoro in modo semplice e online. Provate subito Papershift gratuitamente!

Scrivanie regolabili in altezza che si concentrano sul benessere dei dipendenti

Il lavoro nello Smart Office deve essere efficiente e mirato. Anche il benessere dei dipendenti svolge un ruolo importante in questo senso. Oltre a una buona atmosfera di lavoro, sono quindi importanti anche i fattori di salute. Chi soffre di mal di schiena a causa di lunghi periodi di seduta avrà una minore capacità di concentrazione.

Le aziende che lavorano in ufficio e i dipendenti che lavorano da casa devono quindi assicurarsi che la loro postazione di lavoro sia ergonomica. La posizione di seduta e la postura corretta sono uno degli aspetti più importanti. Le scrivanie regolabili in altezza sono ancora meglio. Esistono modelli con funzionamento sia meccanico che elettrico. La gamma comprende versioni con telaio e soluzioni complete che vengono fornite con un piano d’appoggio.

I vantaggi delle scrivanie regolabili in altezza sono molteplici. Principalmente, prevengono il mal di schiena e favoriscono la circolazione sanguigna. I dipendenti sono più concentrati e meno stanchi. Siamo rimasti colpiti dal modello Flexispot EB2B, ad esempio, che ha aumentato notevolmente il comfort nel test ed è facile da usare. Questo ci ha permesso di passare facilmente dalla fase di lavoro seduto a quella in piedi nel nostro lavoro quotidiano.

Flexispot ED2B

Con meccanismo di sollevamento a doppio motore per una regolazione dell’altezza più fluida, una migliore stabilizzazione e un funzionamento silenzioso.

209,99 € al negozio
A partire da: 20.11.2023

Monitor da 27 pollici — tutto in vista nello smart office

L’ufficio intelligente non si riferisce solo al collegamento in rete intelligente dei componenti. Anche le attrezzature di lavoro tradizionali devono essere ottimizzate. A breve termine si può lavorare bene con un computer portatile convenzionale, ma a lungo termine lo schermo potrebbe essere troppo piccolo per alcune attività.

Per questo motivo, è consigliabile uno schermo separato a cui collegare il portatile. L’ideale sarebbe un monitor da 27 pollici. Questo è particolarmente pratico quando si creano lunghi fogli di calcolo Excel o si regolano le immagini con gli strumenti di editing. Se lo schermo è troppo piccolo, affatica eccessivamente gli occhi e può provocare mal di testa. Anche la concentrazione può risentirne.

Il produttore ASUS è noto per la sua gamma di tecnologie e ha anche ottenuto buoni risultati con i suoi modelli di monitor.

Asus ProArt PA278QV

Perfetto per l’editing di immagini. Monitor WQHD da 27 pollici con elevata precisione dei colori e impostazioni ergonomiche.

271,13 € in negozio
299,90 € in negozio
299,90 € in negozio
A partire da: 20.11.2023

Oltre alle dimensioni dello schermo, anche fattori come la buona qualità dei colori, la risoluzione e le connessioni giocano un ruolo importante. Per lavorare in modo ergonomico, gli schermi dovrebbero anche essere regolabili in altezza, in modo che gli utenti possano evitare posture scorrette.

Ufficio intelligente con una buona webcam — interagire bene indipendentemente dalla posizione

La pandemia ha dimostrato che non è necessario essere sempre nello stesso posto per tutte le attività. Una parte dello smart office è legata proprio al fatto che il posto di lavoro sta diventando più flessibile. Molti compiti possono essere svolti anche da casa o in viaggio.

Tuttavia, la vita quotidiana in ufficio è spesso caratterizzata da riunioni frequenti e lunghe. Se non si è seduti insieme a un tavolo, è opportuno utilizzare buone telecamere per le videoconferenze in versione digitale. In questo modo è più facile leggere le espressioni facciali dei colleghi e tenere le conversazioni meglio che con la sola voce.

Anche se molti computer portatili dispongono di una videocamera integrata, per una buona qualità si consiglia di utilizzare una webcam, che evita a clienti, dipendenti e superiori un’immagine pixelata e consente di ottenere un migliore sfondo della conversazione.

Un altro punto a favore è il microfono integrato, che nella maggior parte delle webcam è meno rumoroso della versione integrata nei computer portatili. Tuttavia, i microfoni nelle webcam non sostituiscono una soluzione esterna. Se si apprezza una qualità del suono particolarmente elevata, a lungo termine si dovrebbe optare per un microfono separato. Tuttavia, le versioni integrate sono sicuramente sufficienti per le conversazioni con una bassa percentuale di parlato.

Webcam Logitech C920 Pro

Webcam Full HD con ampio campo visivo e messa a fuoco automatica. Con compensazione dell’esposizione e audio stereo chiaro.
62,55 € al negozio
A partire da: 20.11.2023

Le prese WLAN garantiscono comodità e sicurezza nello Smart Office

Se si desidera rendere intelligenti i componenti in un secondo momento, è meglio utilizzare una presa Wi-Fi. Ciò può essere utile non solo nella casa intelligente, ma anche in un ufficio intelligente.

I dispositivi elettrici collegati a una presa Wi-Fi possono essere facilmente accesi e spenti tramite un’app. Ad esempio, è possibile accendere la macchina del caffè prima di arrivare in ufficio o controllare a casa se il ventilatore nella stanza dell’ufficio è stato effettivamente spento. Alcuni modelli sono anche compatibili con gli assistenti vocali come Alexa o Google Assistant. Ciò consente, ad esempio, di accendere una lampada da tavolo collegata a una spina adattatore quando viene chiamata.

meross MSS210HK

Presa Wi-Fi collaudata con telecomando, funzione di programmazione e timer. Compatibile con Alexa, Google Assistant, SmartThings e Apple HomeKit.

17,99 € al negozio
A partire da: 20.11.2023

Quali sono le altre applicazioni di Smart Office?

Rispetto alle applicazioni smart home, che spesso si basano su semplici meccanismi plug-and-play, l’implementazione di un ufficio intelligente è di solito un progetto più ampio, che dipende dalle dimensioni dell’azienda e dell’organizzazione.

Controllo degli accessi: questo vale, ad esempio, per l’installazione di un sistema di chiusura intelligente, che si differenzia dalle tradizionali serrature intelligenti. Il controllo intelligente degli accessi consente di tracciare chi si trova in ufficio e quando. Le aziende traggono vantaggio dal fatto che possono assegnare i diritti in modo digitale e, se necessario, l’accesso può essere senza chiavi. Le chiavi non possono più essere smarrite, cosa che altrimenti può diventare rapidamente costosa.

Navigazione: soprattutto nelle grandi aziende, i dipendenti possono impiegare molto tempo per trovare determinate stanze che non servono spesso o per la prima volta. Grazie alla navigazione interna, è possibile trovare percorsi digitali e risparmiare tempo.

Pianificazione digitale delle sale: a seconda delle dimensioni dell’azienda, le sale per le riunioni possono essere prenotate in pochissimo tempo. Gli strumenti di pianificazione digitale delle sale consentono di verificare rapidamente se le sale sono già prenotate o se c’è ancora uno spazio libero per gli appuntamenti. Tutto ciò è efficiente e chiaro, senza lunghi percorsi di elaborazione.

Soluzioni di ombreggiatura: Una giornata lavorativa confortevole dipende certamente da un buon monitor e da scrivanie e sedie comode. Tuttavia, la digitalizzazione in molte aree è importante per l’implementazione completa di un ufficio intelligente. Ciò include anche il controllo intelligente delle tapparelle.

In questo modo gli ambienti non si riscaldano così rapidamente in estate e la concentrazione non risente delle temperature troppo elevate.

Clima interno: i dipendenti che sudano o si congelano si distraggono e non riescono a concentrarsi sui loro compiti essenziali. È un bene che esistano anche soluzioni intelligenti che garantiscono la giusta temperatura nell’ufficio intelligente. Ad esempio, esiste un sistema di controllo intelligente del riscaldamento per l’inverno o delle unità di condizionamento dell’aria, come le unità di condizionamento mobili, per l’estate.

Ciò significa che i dipendenti godono letteralmente sempre di una buona atmosfera di lavoro e che le aziende possono risparmiare sul riscaldamento, ad esempio, utilizzando i sistemi giusti, in quanto gli ambienti vengono riscaldati in modo efficiente. Se, ad esempio, non c’è nessuno, la temperatura viene automaticamente ridotta con il sistema giusto.

Altri processi possono essere automatizzati utilizzando i sensori di presenza. Ad esempio, la temperatura del riscaldamento può essere ridotta automaticamente se non viene rilevata la presenza di nessuno nella stanza.

Concetti di illuminazione intelligente: le luci possono accendersi automaticamente in condizioni di scarsa illuminazione. Se i dipendenti e il personale possono modificare l’illuminazione in base al colore desiderato, la luce bianca calda favorisce la concentrazione, mentre il viola caldo o il bianco possono favorire il relax durante le pause. Se nell’edificio non c’è nessuno e sono installati alcuni sensori, le luci si spengono automaticamente.

Sicurezza: come per una casa intelligente, un ufficio intelligente non aumenta solo la comodità, ma anche la sicurezza. I componenti di sicurezza collegati in rete, come le telecamere di sorveglianza o i sistemi di allarme, proteggono gli uffici dai ladri. I rilevatori di fumo intelligenti informano le persone responsabili di un incendio anche in loro assenza. Invece di emettere un segnale forte a livello locale, vengono informati dello sviluppo del fumo tramite un’app.

Oltre ai rilevatori di fumo, anche i sensori che registrano i danni causati dall’acqua possono rendere l’ufficio più sicuro. Un sistema di riconoscimento facciale registra chi vuole entrare nell’edificio. Se si tratta di una persona sconosciuta, non le viene permesso di attraversare l’ingresso.

Smart Office — Quali sono i vantaggi?

Un ufficio intelligente presenta i seguenti vantaggi:

• L’ambiente di lavoro deve essere progettato per essere il più piacevole possibile.
• Aumenta la produttività dei dipendenti
• Incoraggiare l’innovazione e la creatività
• Le esigenze e i desideri individuali dei dipendenti possono essere soddisfatti (progettazione del posto di lavoro, lavoro a casa o in sede)
• Aumento del comfort e della sicurezza (dipendenti, azienda ed edificio)
• Automazione dei sistemi di gestione e sicurezza degli edifici
• La tecnologia in rete consente di risparmiare tempo perché le fasi di pianificazione vengono abbreviate e rese più efficienti (ferie, prenotazione delle stanze, sistemi di turnazione, fatturazione)
• La soddisfazione dei dipendenti aumenta grazie al lavoro ibrido ed ergonomico.
• La tecnologia obsoleta viene sostituita (timbrature rispetto a strumenti di registrazione del tempo, accesso tramite app anziché tramite chiave).
• Le applicazioni app facilitano l’accesso alle informazioni e all’edificio dell’ufficio.
• Lo spirito di squadra viene migliorato indipendentemente dal luogo in cui ci si trova, ad esempio grazie agli strumenti di comunicazione digitale.
• Possibilità di risparmiare sui costi e sull’energia

Smart Office — Quali sono gli svantaggi?

Oltre ai numerosi vantaggi, un ufficio intelligente presenta anche alcuni svantaggi:

• L’installazione e i costi possono essere elevati per la tecnologia necessaria
• È richiesto un elevato comportamento nella raccolta dei dati
• L’uso massiccio di strumenti di tracciamento può causare disagio tra i dipendenti, che devono contribuire a decidere quali processi possono essere tracciati digitalmente e quali no (ad esempio, le visite alla toilette o le pause per fumare)
• Le persone più anziane o meno esperte di tecnologia devono essere istruite.

Che cosa significa Smart Office?

Per ufficio intelligente si intende un’attrezzatura tecnica e intelligente per ufficio. Questo vale sia per l’edificio che per le singole postazioni di lavoro dei dipendenti. Queste possono essere situate nell’edificio dell’ufficio o nell’ufficio di casa. I componenti intelligenti possono includere ausili per l’ufficio come le scrivanie con supporto per sedersi, ma anche strumenti come le lavagne digitali e i gestori della registrazione delle presenze.

Cosa c’entrano gli edifici intelligenti con lo Smart Office?

Mentre l’ufficio intelligente viene solitamente implementato come concetto di retrofit per gli uffici esistenti, gli edifici intelligenti sono progettati in modo intelligente durante la costruzione, in modo che l’infrastruttura necessaria sia presa in considerazione fin dall’inizio della nuova costruzione.

La gestione degli edifici è basata su IP e collegata in rete fin dall’inizio. Le aziende che scelgono gli edifici intelligenti come sede centrale ottengono l’accesso tramite la propria app dell’edificio e possono beneficiare direttamente del controllo intelligente degli accessi, degli strumenti di pianificazione delle stanze e di un sistema di navigazione dell’edificio, ad esempio.

L’obiettivo di un edificio intelligente è lo stesso di un ufficio intelligente: la giornata lavorativa di ognuno deve essere resa il più confortevole e piacevole possibile grazie alla tecnologia in rete.

Dove può essere implementato il concetto di Smart Office?

Smart Office può essere realizzato come una grande soluzione in rete sotto forma di edificio per uffici intelligente. Ma i componenti intelligenti migliorano anche la vita lavorativa quotidiana nell’ufficio di casa. Il nuovo lavoro si riferisce anche al fatto che è possibile passare dal lavoro da casa al lavoro in ufficio.

La vita lavorativa quotidiana deve essere semplificata da app, sensori, tecnologia e strumenti e quindi adattata ai desideri individuali dei dipendenti. Alcune soluzioni in rete consentono di risparmiare tempo e di portare a termine i compiti in modo più efficiente. Il concetto di smart office mira a massimizzare l’innovazione, la creatività e il comfort. In termini di tecnologia degli edifici, anche la sicurezza dovrebbe essere migliorata.

I link contrassegnati con * sono i cosiddetti link di affiliazione. Se viene effettuato un acquisto tramite tale link, riceveremo una commissione. Non ci sono costi aggiuntivi per voi.